E-Rechnung wird Pflicht ab 2025

Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Erfahren Sie, was das für Ihr Unternehmen bedeutet. Rohlmann StB erklärt die neuen Anforderungen.

Von

Benedikt Rohlmann

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Inhaltsverzeichnis

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Kurz & knapp

E-Rechnungspflicht startet am 1.1.2025 für den Empfang
Ab 2027 müssen viele Unternehmen auch E-Rechnungen versenden
PDF, Word oder Excel sind nicht mehr zulässig
Zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD
Jetzt umstellen, um Strafen und Chaos zu vermeiden

Die E-Rechnung kommt: Was Unternehmer jetzt wissen müssen

"Wird schon nicht so heiß gegessen wie gekocht?" Bei der E-Rechnung ist das ein gefährlicher Irrglaube.
Denn ab dem 1. Januar 2025 ist klar: Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen können.

Warum die E-Rechnung eingeführt wird

Die neue Pflicht kommt nicht von ungefähr, Hintergrund ist die Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug; Stichwort: Vorsteuerkarusselle.

Diese Betrugsmasche soll durch strukturierte, maschinell lesbare Rechnungen verhindert werden. Andere EU-Länder wie Italien sind hier bereits deutlich weiter und haben zentrale Plattformen für E-Rechnungen eingeführt.

Was bedeutet das konkret für Sie?

Ab 2025 müssen Sie:

Rechnungen elektronisch empfangen können
Eine zentrale E-Mail-Adresse einrichten (z. B. rechnung@ oder buchhaltung@)
Einen klaren internen Prozess definieren, wie E-Rechnungen in Ihre Buchhaltung gelangen (z. B. via DATEV Beleg-Upload)

Und ab 2027?

Dann wird es ernst für den Rechnungsausgang:

Ab 1.1.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden
Bereits ab 2027 trifft das Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF.
Sondern ein strukturierter XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann.

Es gibt zwei gängige Formate:

Formate im Überblick

Format	Merkmale
XRechnung	Reiner XML-Datensatz, kein sichtbarer Beleg
ZUGFeRD	PDF mit eingebettetem XML, visuell lesbar & maschinell auslesbar

Unsere Empfehlung: Verwenden Sie das ZUGFeRD-Format. Das sieht aus wie ein normales PDF – ist aber technisch zukunftssicher.

Warum Sie Word- oder Excel-Rechnungen dringend vermeiden sollten

Falls Sie Rechnungen aktuell noch mit Word oder Excel erstellen:

Spätestens jetzt ist Schluss.

Denn:

Diese Formate sind nicht GoBD-konform
Sie gelten als manipulierbar
Betriebsprüfer erkennen sie sofort als unsicher

Nutzen Sie stattdessen:

Eine professionelle Rechnungssoftware (z. B. Lexoffice, sevDesk, Fastbill)
Oder ein ERP-System mit E-Rechnungsfunktion

Jetzt umstellen, spart später Nerven und Kosten.

Noch nicht auf E-Rechnung umgestellt?

Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt:

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Benedikt Rohlmann

‍Benedikt Rohlmann ist Steuerberater aus Düsseldorf. In seiner Kanzlei, Rohlmann StB, hat er sich auf die Steuergestaltung in Kombination mit laufender Steuerberatung spezialisiert, insbesondere als Experte für Holdings.

Häufige Fragen & Antworten

Ist die E-Rechnung jetzt Pflicht?

Ja. Ab 1.1.2025 muss jede Firma E-Rechnungen empfangen können.
Die Pflicht zum Versenden greift schrittweise ab 2027, vollumfänglich ab 2028.

Warum gilt meine Rechnung ab 2025 nicht mehr als PDF?

PDFs können leicht manipuliert werden und sind nicht maschinenlesbar.
Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten als echte E-Rechnungen.

Sind Excel-Rechnungen noch erlaubt?

Nein,
Excel ist nicht GoBD-konform und wird von Betriebsprüfern abgelehnt. Zudem fehlt der strukturierte Datensatz für die E-Rechnung.

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Sind Rechnungen in Word erlaubt?

Ebenfalls nein,
Auch Word-Rechnungen gelten als nicht manipulationssicher und sind ab 2025 nicht mehr zulässig.

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