E-Rechnung wird Pflicht ab 2025
Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. Erfahren Sie, was das für Ihr Unternehmen bedeutet. Rohlmann StB erklärt die neuen Anforderungen.
Kurz & knapp
- E-Rechnungspflicht startet am 1.1.2025 für den Empfang
- Ab 2027 müssen viele Unternehmen auch E-Rechnungen versenden
- PDF, Word oder Excel sind nicht mehr zulässig
- Zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD
- Jetzt umstellen, um Strafen und Chaos zu vermeiden
Die E-Rechnung kommt: Was Unternehmer jetzt wissen müssen
"Wird schon nicht so heiß gegessen wie gekocht?" Bei der E-Rechnung ist das ein gefährlicher Irrglaube.
Denn ab dem 1. Januar 2025 ist klar: Jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen können.
Warum die E-Rechnung eingeführt wird
Die neue Pflicht kommt nicht von ungefähr, Hintergrund ist die Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug; Stichwort: Vorsteuerkarusselle.
Diese Betrugsmasche soll durch strukturierte, maschinell lesbare Rechnungen verhindert werden. Andere EU-Länder wie Italien sind hier bereits deutlich weiter und haben zentrale Plattformen für E-Rechnungen eingeführt.
Was bedeutet das konkret für Sie?
Ab 2025 müssen Sie:
- Rechnungen elektronisch empfangen können
- Eine zentrale E-Mail-Adresse einrichten (z. B. rechnung@ oder buchhaltung@)
- Einen klaren internen Prozess definieren, wie E-Rechnungen in Ihre Buchhaltung gelangen (z. B. via DATEV Beleg-Upload)
Und ab 2027?
Dann wird es ernst für den Rechnungsausgang:
- Ab 1.1.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden
- Bereits ab 2027 trifft das Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein PDF.
Sondern ein strukturierter XML-Datensatz, der maschinell ausgelesen werden kann.
Es gibt zwei gängige Formate:
Unsere Empfehlung: Verwenden Sie das ZUGFeRD-Format. Das sieht aus wie ein normales PDF – ist aber technisch zukunftssicher.
Warum Sie Word- oder Excel-Rechnungen dringend vermeiden sollten
Falls Sie Rechnungen aktuell noch mit Word oder Excel erstellen:
Spätestens jetzt ist Schluss.
Denn:
- Diese Formate sind nicht GoBD-konform
- Sie gelten als manipulierbar
- Betriebsprüfer erkennen sie sofort als unsicher
Nutzen Sie stattdessen:
- Eine professionelle Rechnungssoftware (z. B. Lexoffice, sevDesk, Fastbill)
- Oder ein ERP-System mit E-Rechnungsfunktion
Jetzt umstellen, spart später Nerven und Kosten.
Noch nicht auf E-Rechnung umgestellt?
Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt:
Vereinbaren Sie Ihr kostenloses Erstgespräch – wir prüfen Ihre Prozesse und helfen bei der Umstellung auf eine zukunftssichere Lösung:
Häufige Fragen & Antworten
Ist die E-Rechnung jetzt Pflicht?
Ja. Ab 1.1.2025 muss jede Firma E-Rechnungen empfangen können.
Die Pflicht zum Versenden greift schrittweise ab 2027, vollumfänglich ab 2028.
Warum gilt meine Rechnung ab 2025 nicht mehr als PDF?
PDFs können leicht manipuliert werden und sind nicht maschinenlesbar.
Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD gelten als echte E-Rechnungen.
Sind Excel-Rechnungen noch erlaubt?
Nein,
Excel ist nicht GoBD-konform und wird von Betriebsprüfern abgelehnt. Zudem fehlt der strukturierte Datensatz für die E-Rechnung.
Sind Rechnungen in Word erlaubt?
Ebenfalls nein,
Auch Word-Rechnungen gelten als nicht manipulationssicher und sind ab 2025 nicht mehr zulässig.
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