DATEV Unternehmen Online: So nutzen Sie alle Funktionen richtig

Erfahren Sie, wie Sie DATEV Unternehmen Online vollumfänglich nutzen. Von Belegupload bis Auswertungen - so arbeiten Sie effizient mit Ihrem Steuerberater zusammen.

Von

Benedikt Rohlmann

5.30.25

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Inhaltsverzeichnis

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Kurz & knapp

Die meisten Unternehmer nutzen nur den Belegupload bei DATEV
Kontoauszugsmanager automatisiert die Bankanbindung komplett
Interaktive Auswertungen bieten volle Transparenz bis zur Buchungszeile
Rechnungszahlung über DATEV spart enormen manuellen Aufwand
Steuerprognosen helfen bei proaktiver Unternehmenssteuerung

Sie haben DATEV Unternehmen Online und arbeiten mit Ihrem Steuerberater zusammen – doch nutzen Sie wirklich das volle Potenzial dieser digitalen Lösung?

Die Realität zeigt: 99% der Unternehmer beschränken sich auf den reinen Belegupload und verschenken damit wertvolle Möglichkeiten für mehr Transparenz und Effizienz in ihrer Buchhaltung.

Als aktive Steuergestalter wissen wir: Moderne Unternehmer brauchen mehr als eine digitale Ablage.

Sie benötigen vollständige Transparenz über ihre Zahlen und effiziente Prozesse, die Zeit sparen und Klarheit schaffen.

Erfahren Sie, wie Sie DATEV Unternehmen Online richtig einsetzen und welche Funktionen Ihnen dabei helfen, Ihr Unternehmen vorausschauend zu steuern.

Die häufigsten Fehler bei der DATEV-Nutzung

Wenn wir neue Mandate übernehmen, stellen wir immer wieder fest: DATEV wird ausschließlich für den Upload von Belegen genutzt – und dort endet die Nutzung bereits.

Diese Herangehensweise ist zwar möglich, aber bei weitem nicht optimal.

Das Problem: Unternehmer haben keinen Überblick darüber, was in der „Blackbox Steuerkanzlei" passiert. Wie werden die Zahlen verbucht? Welche Auswertungen sind verfügbar? Diese mangelnde Transparenz führt zu unnötigen Rückfragen und Zeitverlust.

Kontoauszugsmanager: Automatisierung der Bankanbindung

Der Kontoauszugsmanager ist eine der wichtigsten, aber am wenigsten genutzten Funktionen von DATEV Unternehmen Online.

Diese Funktion sollte bei jedem Unternehmen standardmäßig aktiviert sein.

So funktioniert's: Ihre Bank wird elektronisch an DATEV angebunden – ausschließlich mit Leserechten.

Kontoauszüge werden automatisch an die Kanzlei übertragen und können dort direkt verbucht werden.

Ihre Vorteile:

Keine manuellen Kontoauszug-Downloads mehr nötig
Automatisierte Übertragung reduziert Fehlerquellen
Schnellere Bearbeitung durch die Steuerkanzlei
Vollständige Nachverfolgbarkeit aller Bankbewegungen

Rechnungszahlung über DATEV: Ein Beleg, ein Vorgang

Wenn Sie bereits Ihre Belege bei DATEV hochladen, sollten Sie auch die integrierte Zahlungsfunktion nutzen.

Das Prinzip: Ein Beleg wird nur einmal angefasst.

Der optimale Workflow:

Beleg bei DATEV hochladen
Direkt über DATEV bezahlen
Fertig – keine weiteren manuellen Schritte nötig

Anstatt Belege bei DATEV hochzuladen und anschließend über Ihr Online-Banking zu bezahlen, erledigen Sie beide Schritte in einem System.

Das spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit erheblich.

Profi-Tipp: Nutzen Sie Freigabeoptionen für Rechnungslisten. Als Geschäftsführer können Sie gezielt bestimmte Wochentage festlegen, an denen Sie Rechnungen freigeben und bezahlen.

Vollständige Belegzuordnung und Transparenz

Eine häufige Herausforderung: Belege fehlen in der Buchhaltung oder können nicht eindeutig zugeordnet werden. DATEV bietet hier eine elegante Lösung.

Die Lösung: DATEV kann Bankkontoauszüge anzeigen und einzelne Belege den entsprechenden Kontobewegungen zuordnen. Dank künstlicher Intelligenz erkennt das System automatisch, welcher Beleg zu welcher Kontobewegung gehört.

Was früher der klassische Pendelordner war – Kontoauszug mit dahinter abhefteten Belegen – können Sie heute digital in DATEV abbilden.

Sie haben jederzeit die Kontrolle darüber, ob Ihre Buchhaltung vollständig ist.

Auswertungen: Jederzeit Zugriff auf Ihre Zahlen

Der größte ungenutzzte Vorteil von DATEV Unternehmen Online: Auswertungen stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Schluss mit der Suche nach BWAs und Summen- und Saldenlisten im E-Mail-Postfach.

Verfügbare Auswertungen

Auswertungstyp im Überblick

Auswertungstyp	Nutzen	Verfügbarkeit
BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)	Monatliche Gewinn- und Verlustübersicht	Jederzeit online
Summen- und Saldenlisten	Detaillierte Kontenstände	Monatlich aktualisiert
Offene Postenlisten	Übersicht offener Forderungen/Verbindlichkeiten	Tagesaktuell
Interaktive Konten	Einsicht bis zur einzelnen Buchungszeile	24/7 verfügbar

Der Vorteil: Sie sind nicht mehr abhängig von Ihrem Steuerberater, wenn Sie schnell aktuelle Zahlen benötigen. Kurzfristige Bankgespräche oder spontane Geschäftsentscheidungen werden so deutlich einfacher.

Interaktive Konteneinsicht: Maximale Transparenz

Die interaktiven Konten bei DATEV Unternehmen Online werden viel zu selten genutzt, obwohl sie enormen Mehrwert bieten.

Sie können bis auf die einzelne Buchungszeile hineinspringen und haben vollständige Transparenz über die Arbeit Ihrer Steuerkanzlei.

Was Sie sehen können:

Auf welchem Konto wurde ein bestimmter Aufwand gebucht?
Welche Buchungen wurden wann vorgenommen?
Wie setzen sich bestimmte Kontenstände zusammen?
Detaillierte Nachverfolgung aller Geschäftsvorfälle

Diese Transparenz schafft Vertrauen und hilft Ihnen dabei, Ihre Zahlen besser zu verstehen und unternehmerische Entscheidungen fundiert zu treffen.

Personalabrechnung digital verwalten

Auch die Personalauswertungen sollten über DATEV Unternehmen Online zur Verfügung gestellt werden.

Kennen Sie das: Ein Mitarbeiter kommt zu Ihnen und sagt:

„Ich habe meine Lohnabrechnung verloren. Können Sie mir die noch einmal geben?"

Das bisherige Problem:

Geschäftsführer muss Steuerberater kontaktieren
Steuerberater muss Lohnauswertung heraussuchen und versenden
Unnötiger manueller Aufwand für alle Beteiligten

Die digitale Lösung:

Lohnabrechnungen sind dauerhaft bei DATEV archiviert
Mitarbeiter können jederzeit selbst auf ihre Dokumente zugreifen
Geschäftsführer wird entlastet
Vollständige Transparenz für alle Beteiligten

Proaktive Steuerplanung: Den Überblick behalten

Ein entscheidender Vorteil der vollständigen DATEV-Nutzung: Sie haben stets einen aktuellen Überblick über Ihre Zahlen und können Ihr Unternehmen vorausschauend steuern.

Unser Ansatz bei Rohlmann Steuerberatung

Wir informieren unsere Mandanten proaktiv über anstehende Steuervorauszahlungen.

Standardisiert erhält jeder Mandant im Herbst eine Steuerprognose mit folgenden Informationen:

Voraussichtlicher Gewinn des laufenden Jahres
Daraus resultierende Steuerlast
Bereits geleistete Steuervorauszahlungen
Empfehlungen für steuerliche Gestaltungsmaßnahmen

Ziel: Keine bösen Überraschungen mehr. Sie wissen frühzeitig, welche Steuerlast auf Sie zukommt und können entsprechend Rücklagen bilden oder noch im laufende Jahr optimieren.

DATEV ganzheitlich nutzen

DATEV Unternehmen Online ist weit mehr als ein digitaler Belegschrank.

Nutzen Sie die Software vollumfänglich:

‍Kontoauszugsmanager für automatisierte Bankanbindung
‍Integrierte Rechnungszahlung für effiziente Workflows
‍Vollständige Belegzuordnung für lückenlose Buchhaltung
‍Auswertungen für schnelle Entscheidungen
‍Interaktive Konteneinsicht für maximale Transparenz
‍Digitale Personalabrechnung für weniger manuellen Aufwand

Als Geschäftsführer sollten Sie einen aktuellen Überblick über Ihre Zahlen haben, um Ihr Unternehmen erfolgreich steuern zu können.

Die vollständige Nutzung von DATEV Unternehmen Online ist dabei ein entscheidender Baustein.

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Als aktive Steuergestalter unterstützen wir Sie dabei, alle Möglichkeiten von DATEV optimal zu nutzen.

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Benedikt Rohlmann

‍Benedikt Rohlmann ist Steuerberater aus Düsseldorf. In seiner Kanzlei, Rohlmann StB, hat er sich auf die Steuergestaltung in Kombination mit laufender Steuerberatung spezialisiert, insbesondere als Experte für Holdings.

Digitalisierung & Laufende Steuerberatung

Häufige Fragen & Antworten

Kann ich als Unternehmer DATEV selbst nutzen?

Ja, als Unternehmer können Sie DATEV Unternehmen Online nutzen. Das System wird über Ihre Steuerkanzlei zur Verfügung gestellt und ermöglicht Ihnen direkten Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten, Auswertungen und weitere Funktionen. Sie benötigen lediglich die entsprechenden Zugangsdaten von Ihrem Steuerberater.

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Welche Vorteile bietet DATEV gegenüber anderen Buchhaltungssystemen?

DATEV bietet als marktführende Software eine nahtlose Integration zwischen Unternehmer und Steuerberatung. Besondere Vorteile sind die automatisierte Bankanbindung, KI-gestützte Belegzuordnung, umfassende Auswertungsmöglichkeiten und die vollständige Transparenz bis zur einzelnen Buchungszeile. Zudem ist DATEV rechtssicher und entspricht allen deutschen Compliance-Anforderungen.

Gibt es Nachteile bei DATEV Unternehmen Online?

Der größte Nachteil ist paradoxerweise die Unterforderung: Viele Unternehmer nutzen nur einen Bruchteil der verfügbaren Funktionen und verschenken dadurch Potenzial. Weitere mögliche Herausforderungen sind die anfängliche Einarbeitungszeit und die Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung. Diese Nachteile werden jedoch durch die enormen Vorteile bei vollständiger Nutzung mehr als ausgeglichen.

Was kostet die Nutzung von DATEV Unternehmen Online?

Die Kosten für DATEV Unternehmen Online werden in der Regel über Ihre Steuerberatung abgerechnet und sind abhängig vom Funktionsumfang und der Unternehmensgröße. Die Investition amortisiert sich schnell durch die erheblichen Zeiteinsparungen und die verbesserte Transparenz. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die konkreten Kosten für Ihr Unternehmen.