Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten — Was Vermieter wissen müssen

Kurz & knapp

• Sofortabzug vs. langfristige AfA: Erhaltungsaufwendungen senken den Gewinn sofort gemäß § 11 EStG, Herstellungskosten nur über 50 Jahre Abschreibung — der Unterschied in der Steuerlast ist erheblich
• Das Abflussprinzip: Bei der Vermietung zählt nicht die Rechnung, sondern die tatsächliche Zahlung (§ 11 Abs. 1 EStG) — wer noch nicht bezahlt hat, kann noch nicht abziehen
• § 82b EStDV nutzen: Wer bis zu 4.000 Euro für Sanierungen ausgibt, kann diese Kosten auf 2–5 Jahre verteilen und damit die Steuerlast glätter darstellen
• Die sechs Fallgruppen: Das neue BMF-Schreiben definiert klar, wann Modernisierungen nicht mehr Erhaltung sind — Dokumentation ist Ihre Verteidigung gegen Betriebsprüfungen
• Energetische Sanierungen: Wärmepumpen, neue Fenster und Dämmungen werden unter bestimmten Bedingungen als Erhaltungsaufwand behandelt — aber das ist nicht in Stein gemeißelt

Der Knackpunkt: Warum die Unterscheidung so wichtig ist

Stellen Sie sich vor: Ihre vermietete Wohnung braucht neue Leitungen. Der Handwerker präsentiert zwei Optionen:‍

• ‍Option A (Erhaltung): Nur die kaputten Rohre ersetzen. Kosten: 8.000 Euro.‍
• Option B (Modernisierung): Alle Rohre erneuern, neue Ventile, moderne Armaturen, Wassersparmodule. Kosten: 20.000 Euro.

Bei Option A ziehen Sie 8.000 Euro sofort ab. Ihr steuerpflichtiger Gewinn sinkt um 8.000 Euro. Bei einer Steuerquote von 40 Prozent sparen Sie 3.200 Euro Steuern im ersten Jahr.

Bei Option B? Wenn das Finanzamt diese als Herstellungskosten einstuft, ziehen Sie im ersten Jahr nur etwa 400 Euro ab (20.000 Euro geteilt durch 50 Jahre). Ihre Steuersparnis sinkt auf 160 Euro. Sie müssen die Kosten trotzdem zahlen, aber die Steuerersparnis verteilt sich über Jahrzehnte.

Das ist nicht Theorie — das ist das Geschäftsmodell zwischen Vermietern und Finanzbehörden. Und je älter Ihre Immobilie, desto kritischer werden diese Entscheidungen.

Das Abflussprinzip: Der erste Schlüssel zum Abzug

Viele Vermieter übersehen einen fundamentalen Punkt: Der Abzug von Werbungskosten folgt dem Abflussprinzip nach § 11 Abs. 1 EStG.

Das bedeutet: Eine Rechnung zählt nicht. Nur die Zahlung zählt.

Sie beauftragen einen Handwerker am 15. Dezember 2025. Die Rechnung liegt vor. Aber die Zahlung erfolgt erst am 10. Januar 2026? Dann können Sie die Kosten 2026 abziehen, nicht 2025.

Das ist in den meisten Fällen kein Problem — es ist sogar ein Planungsinstrument. Wenn Sie wissen, dass Ihre Gewinne 2025 ohnehin niedrig sind, können Sie die Zahlung bewusst in 2026 verschieben und dort den höheren Gewinn reduzieren.

Aber Vorsicht: Das Finanzamt prüft das genau. Wer regelmäßig Rechnungen erst lange nach Erhalt bezahlt, wird schnell verdächtig. Die Behörde könnte argumentieren, dass das wirtschaftlich nicht sinnvoll ist und eine verdeckte Gewinnverlagerung vorliegt.

Praxis-Tipp: Zahlen Sie Sanierungsrechnungen zeitnah (innerhalb von 30 Tagen), um dem Finanzamt keinen Anlass zur Kritik zu geben. Das Abflussprinzip ist ein Recht, kein Gestaltungsinstrument.

Erhaltungsaufwand: Das Reparatur-Prinzip

Ein Erhaltungsaufwand ist alles, was notwendig ist, um die Immobilie in ihrem gegenwärtigen Zustand zu bewahren. Das ist juristische Sprache für: Sie beheben Verschleiß und Mängel, ohne etwas Neues zu schaffen.

Konkrete Beispiele:

• Dachziegel ersetzen, die porös sind — Erhaltung
• Fenster streichen, weil die Farbe abblättert — Erhaltung
• Defekte Wasserhahn reparieren oder ersetzen — Erhaltung
• Risse im Putz ausbessern — Erhaltung
• Alte Heiztherme durch gleiche Art ersetzen — Erhaltung (oder auch Herstellung, siehe unten)

Das gemeinsame Merkmal: Sie stellen wieder her, was vorhanden war. Sie schaffen nichts strukturell Neues.

Der Vorteil: Voller Abzug im Jahr der Zahlung, gemäß § 11 EStG. Keine Abschreibung, keine langfristige Bindung.

Aber hier kommt das Finanzamt: Die Behörde wird schnell skeptisch, wenn eine "einfache Reparatur" deutlich teurer ist als normal. Wenn eine Dachziegel-Reparatur 800 Euro kostet und normalerweise ähnliche Arbeiten 150 Euro, fragt die Behörde: War das noch eine Reparatur oder schon eine Verbesserung?

Herstellungskosten: Die Neuerung und Verbesserung

Herstellungskosten sind das Gegenteil: Sie schaffen nicht nur wieder her, sondern Sie verbessern oder verändern die Immobilie fundamental.

Klassische Beispiele:

• Ein neues Dach mit besseren Ziegeln und längerer Lebensdauer — Herstellung
• Neue Fenster mit Dreifach-Verglasung statt Einfach — Herstellung
• Elektronische Raumthermostate statt mechanische Drehschalter — Herstellung
• Wärmepumpe statt Öl-Heizung — Herstellung (mit Ausnahmen, siehe BMF-Schreiben)
• Neue Elektroleitungen mit erweiterten Kapazitäten — Herstellung
• Vollständiger Innenausbau nach Kernsanierung — Herstellung

Das gemeinsame Merkmal: Das Gebäude ist nach der Maßnahme besser, effizienter, technisch hochwertiger. Oft ist die Nutzungsdauer verlängert oder der Wert erhöht.

Der Nachteil für Sie: Diese Kosten werden nicht sofort abgezogen, sondern über die Absetzung für Abnutzung (AfA) gemäß § 7 Abs. 4 EStG. Bei einem Gebäude mit 50 Jahren Nutzungsdauer ziehen Sie also nur 1/50 der Kosten pro Jahr ab.

Rechenbeispiel: Sie investieren 30.000 Euro in eine neue Wärmepumpe mit Speichertanks (Herstellungskosten). Im ersten Jahr können Sie abziehen: 30.000 Euro ÷ 50 Jahre = 600 Euro pro Jahr. Bei einer Steuerquote von 40 Prozent sind das 240 Euro Steuersparnis.

Wenn das gleiche als Erhaltungsaufwand behandelt würde, wären es 30.000 Euro × 40 Prozent = 12.000 Euro Steuersparnis im ersten Jahr.

Der Unterschied: 11.760 Euro weniger in Ihrer Tasche. Über 50 Jahre gleicht sich das aus, aber im ersten Jahr tut das weh.

Die Grenzzone: Wo wird's kritisch?

Es gibt Fälle, wo die Grenze verschwimmt. Das sind die Szenarien, bei denen Finanzämter hart reagieren:

1. Instandsetzung mit „fortgeschrittener Modernisierung" Sie reparieren das Dach — aber nutzen die Gelegenheit, um gleich neue Dämmung einzubauen und die Isolationsstandards zu erhöhen. Das Finanzamt wird argumentieren: Der Kernzweck war Modernisierung, nicht Reparatur. Deshalb das Ganze als Herstellungskosten.

2. Austausch durch modernere Variante Die Heizung ist kaputt — aber statt einer gleichwertigen Öl-Heizung bauen Sie eine Wärmepumpe ein. Formal ist der Austausch reparaturnotwendig (alte Heizung defekt), aber die neue ist technisch überlegen. Das BMF behandelt das 2026 (unter Bedingungen) als Erhaltung, aber das ist nicht einverständig mit aller Rechtsprechung.

3. Flächenmäßige oder leistungsmäßige Vergrößerung Sie bauen neue Fenster ein, aber größer als die alten. Neuer Rahmen auch massiver. Das ist formal schon eine Verbesserung — die neue Fensterbank ist breiter, der Lichteinfall erhöht sich. Herstellungskosten.

Praxis-Tipp: Wenn Sie bei einer Reparatur gleichzeitig modernisieren möchten, machen Sie getrennte Verträge mit dem Handwerker. „Reparatur der Dachziegel" ist ein Vertrag (Erhaltungsaufwand). „Neue Dachdämmung" ist ein anderer Vertrag (Herstellungskosten). Das macht die Abgrenzung transparent und glaubwürdig.

Die Verteilungsoption: § 82b EStDV strategisch einsetzen

Hier kommt eine wenig bekannte Regel ins Spiel, die viele Vermietern unterschätzen: § 82b EStDV erlaubt die zeitliche Verteilung von Sanierungskosten.

Das funktioniert so: Wer Aufwendungen für Erneuerung, Verbesserung oder Instandsetzung hat (zwischen 400 und 4.000 Euro pro Leistung), darf diese Kosten auf 2 bis 5 Jahre verteilen, anstatt sie im Jahr der Zahlung abzuziehen.

Warum würde man das tun?

Scenario 1: Einnahmen-Glättung Sie haben sehr schwankende Vermietungseinkünfte. 2025 war sehr profitabel (80.000 Euro Gewinn). 2026 wird schlecht (erwartet: nur 20.000 Euro). Jetzt planen Sie für 2025 eine 3.000 Euro Sanierung. Wenn Sie das 2025 abziehen, bleibt ein Gewinn von 77.000 Euro — hohe Steuerlast. Mit § 82b spreizen Sie das über 3 Jahre (1.000 Euro pro Jahr). 2025 nur 1.000 Euro, 2026 dann 1.000 Euro (hilft, die niedrigen Einnahmen zu reduzieren), 2027 noch mal 1.000 Euro.

Scenario 2: Dokumentations-Sicherheit Wenn die Maßnahme grenzwertig ist (Reparatur oder Modernisierung?), ist eine konservative Bilanzierung mit Verteilung oft klüger. Das Finanzamt wird bei einer Betriebsprüfung deutlich weniger aggressive Fragen stellen, wenn Sie selbst nicht alle Kosten sofort abgesetzt haben. Es wirkt verantwortungsvoll.

Die Bedingung: Die einzelne Sanierungsmaßnahme muss zwischen 400 und 4.000 Euro liegen. Größere Maßnahmen fallen nicht darunter — die werden entweder komplett abgezogen (Erhaltung) oder als Herstellungskosten aktiviert.

Energetische Sanierungen: Das Schachfeld der Unsicherheit

Das neue BMF-Schreiben vom 26.1.2026 hat eine Sonderregel eingeführt: Energetische Verbesserungen werden teilweise als Erhaltungsaufwendungen behandelt, auch wenn sie objektiv Verbesserungen sind.

Das betrifft: Wärmepumpen, Wärmedämmung, neue Fenster, Solarpanels, Wärmerückgewinnung.

Die Begründung des BMF ist schwach, aber der Wille ist klar — es ist eine politische Subvention für die Energiewende, verpackt als Steuerauslegung.

Aber hier die Warnung: Das ist nicht gesetzlich festgeschrieben. Es basiert nur auf einer BMF-Auslegung. Der Bundesfinanzhof könnte anders entscheiden.

Meine Empfehlung: Wenn Sie 2026 energetisch sanieren, dokumentieren Sie genau, dass die alte Anlage defekt oder nutzungsunfähig war. War die alte Heizung wirklich kaputt? Dann hat der Austausch auch ohne energetische Neuerungen Gewicht — der Abzug ist sicherer. War sie nur "alt"? Dann werden Sie anfechbar.

Checkliste: So treffen Sie die richtige Zuordnung

1. ‍Beschreiben Sie die Ausgangssituation: War die Anlage/Bauwerk defekt, verschlissen oder nur veraltet?
2. ‍Bestimmen Sie den Zweck: Ersetze ich eine defekte Funktion (Erhaltung) oder schaffe ich etwas Neues (Herstellung)?
3. ‍Überprüfen Sie die Lebensdauer: Wird durch die Maßnahme die Gesamtnutzungsdauer der Immobilie verlängert?
4. ‍Kontrollieren Sie die Dokumentation: Liegt ein separater Handwerkervertrag vor, der klar Reparatur vs. Modernisierung unterscheidet?
5. ‍Nutzen Sie ggf. § 82b: Ist die Maßnahme grenzwertig und liegt zwischen 400–4.000 Euro? Dann verteilen und Risiko minimieren.
6. ‍Berücksichtigen Sie BMF-Änderungen: Handelt es sich um energetische Sanierungen ab 1.1.2026? Dann lesen Sie das aktuelle BMF-Schreiben und dokumentieren Sie die Defektivität der alten Anlage.

Fazit: Drei einfache Regeln für Ihre Sicherheit

Die Unterscheidung zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten ist nicht kompliziert — sie erfordert nur klares Denken.

• ‍Regel 1: Reparieren Sie Verschleiß → Sofortabzug, klare Sache.‍
• Regel 2: Schaffen Sie etwas Neues oder Besseres → Das wird über 50 Jahre abgeschrieben, Punkt.‍
• Regel 3: Grenzwertiger Fall zwischen 400–4.000 Euro? → Nutzen Sie § 82b und verteilen Sie auf 3 Jahre. Das macht Sie unangreifbar.

Und ganz wichtig: Dokumentation. Das ist Ihre Versicherung. Jede Ausgabe sollte mit klarem Zweck notiert sein. Das erspart Ihnen später Streit mit dem Finanzamt.

Quellen & Rechtliche Grundlagen

• § 11 Abs. 1 EStG (Abflussprinzip und Werbungskostenabzug)
• § 82b EStDV (Verteilung von Sanierungskosten auf 2–5 Jahre)
• § 7 Abs. 4 EStG (Absetzung für Abnutzung bei Herstellungskosten)
• § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG (Werbungskosten bei Vermietung)
• BMF-Schreiben vom 26.1.2026, GZ: IV C 1 – S 2253/00082/001/064
• BMF-Schreiben vom 18.7.2003 (vorgänger Fassung)