Betriebsprüfung bei Bauunternehmen: 7 Prüfungsschwerpunkte

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Prüfungsanordnung und Prüfungszeitraum

Eine Betriebsprüfung beginnt mit der schriftlichen Prüfungsanordnung des Finanzamts. Diese enthält den Prüfungszeitraum (in der Regel die letzten 3 bis 4 Jahre), den Prüfungsbeginn und die steuerlichen Bereiche, die geprüft werden sollen. Nach Erhalt der Prüfungsanordnung hat der Steuerpflichtige keine aufschiebende Wirkung — es sei denn, er beantragt erfolgreich eine Fristverlängerung.

Wichtig: Zwischen dem Erhalt der Prüfungsanordnung und dem Beginn der Prüfung liegen in der Regel einige Wochen. Diese Zeit sollten Sie für eine gezielte Vorbereitung nutzen — gemeinsam mit Ihrem Steuerberater.

Rechte und Pflichten während der Prüfung

Der Prüfer hat das Recht, in Ihre Bücher, Belege und Aufzeichnungen Einsicht zu nehmen. Er kann Auskünfte verlangen und Dokumente anfordern. Als Steuerpflichtiger haben Sie die Mitwirkungspflicht — Sie müssen die verlangten Unterlagen vorlegen. Gleichzeitig haben Sie das Recht, durch Ihren Steuerberater vertreten zu werden, was wir stets empfehlen.

Prüfungsschwerpunkt 1: § 13b UStG — Korrekte Anwendung

Was der Prüfer untersucht

§ 13b UStG ist bei Betriebsprüfungen von Bauunternehmen fast immer ein Schwerpunktthema. Der Prüfer untersucht die Behandlung aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Bezug zu Bauleistungen.

→ Schlussrechnungen: Prüfungsschwerpunkt Umsatzsteuer

→ § 13b UStG: Fehlerquelle Nr. 1 bei Betriebsprüfungen

Auf der Eingangsseite: Hat der Bauunternehmer für alle Eingangsleistungen, die nach § 13b steuerpflichtig waren, die Steuerschuld korrekt erfasst und in der Voranmeldung gemeldet? Auf der Ausgangsseite: Hat er bei Netto-Rechnungen an Auftraggeber die USt 1 TG-Bescheinigung vorliegen gehabt?

Häufige Befunde

• Netto-Rechnungen gestellt, obwohl keine gültige USt 1 TG-Bescheinigung vorhanden war.
• Auftraggeber als Bauunternehmer eingestuft, obwohl er reiner Bauträger war.
• Eigenständige Steuerschuld für empfangene § 13b-Leistungen nicht in der Voranmeldung eingetragen.
• Gemischte Leistungspakete nicht aufgeteilt — entweder zu Unrecht komplett mit oder komplett ohne USt abgerechnet.

Das Mehrergebnis aus § 13b-Fehlern kann erheblich sein, weil die Umsatzsteuer-Nachforderungen sofort fällig sind und mit Zinsen (6 % p.a. bis 2019, seitdem gestaffelt) belegt werden.

Prüfungsschwerpunkt 2: Bauabzugsteuer

Was der Prüfer untersucht

Das Finanzamt prüft, ob der Bauunternehmer als Auftraggeber von Subunternehmern die Bauabzugsteuer korrekt einbehalten oder korrekt von der Einbehaltung abgesehen hat. Grundlage ist die vollständige Liste aller Zahlungen an Subunternehmer für den Prüfungszeitraum.

→ Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung im Detail

Häufige Befunde

• Freistellungsbescheinigung abgelaufen, aber trotzdem ohne Einbehalt gezahlt.
• Bescheinigung nie eingeholt, weil \'man den Subunternehmer ja gut kennt\'.
• Keine EIBE-Abfrage durchgeführt — Gutglaubensschutz damit fraglich.
• Falsche Bemessungsgrundlage: Bauabzugsteuer vom Netto- statt vom Bruttobetrag berechnet.
• Fälligkeitstermin (10. des Folgemonats) nicht eingehalten.

Prüfungsschwerpunkt 3: Schlussrechnungen und Umsatzsteuer

Was der Prüfer untersucht

Der Prüfer gleicht Abschlagsrechnungen mit Schlussrechnungen ab. Er prüft, ob in den Schlussrechnungen die vorher vereinnahmten und versteuerten Abschläge ordnungsgemäß abgezogen wurden. Außerdem: Wurden Umsatzsteuerbeträge aus Abschlags-zahlungen im richtigen Voranmeldungszeitraum (Monat des Zahlungseingangs) erfasst?

Häufige Befunde

• Schlussrechnung ohne Abzug der Abschläge gestellt → doppelte USt-Schuld nach § 14c UStG.
• USt nach Rechnungsdatum statt nach Zahlungseingang erfasst — falscher Voranmeldungszeitraum.
• Keine konsistente Durchnummerierung von Abschlags- und Schlussrechnungen — Nachvollziehbarkeit fehlt.

Prüfungsschwerpunkt 4: Unfertige Leistungen in der Bilanz

Was der Prüfer untersucht

Der Prüfer prüft, ob zum Bilanzstichtag alle laufenden Baustellen als unfertige Leistungen erfasst wurden, ob die Bewertung auf einer nachvollziehbaren Grundlage basiert und ob Verlustprojekte korrekt behandelt wurden.

→ Unfertige Leistungen: Bewertung unter der Lupe

Häufige Befunde

• Keine unfertigen Leistungen bilanziert — alle Kosten sofort als Aufwand gebucht.
• Baustellen fehlen in der Liste — nur zufällig ausgewählte Projekte erfasst.
• Bewertung nicht nachvollziehbar — keine Baustellenkalkulationen als Grundlage.
• Verlustprojekte nicht verlustfrei bewertet.
• Fertiggestellte Baustellen aus Vorjahren noch im Bestand.

Wenn der Prüfer keine Baustellendokumentation vorfindet, schätzt er die unfertigen Leistungen — und Schätzungen fallen regelmäßig zu Ungunsten des Steuerpflichtigen aus. Die Schätzung führt zu höheren Aktivwerten (= mehr Gewinn) als tatsächlich vorhanden waren, was Steuernachzahlungen auslöst.

Prüfungsschwerpunkt 5: Barzahlungen und Kassenführung

Was der Prüfer untersucht

Im Baugewerbe sind Barzahlungen zwar seltener als in anderen Branchen, kommen aber vor — bei kleinen Subunternehmern, Materialeinkäufen, gelegentlich bei Kundenzahlungen. Das Finanzamt ist bei Barzahlungen grundsätzlich misstrauisch und prüft diese besonders intensiv.

Häufige Befunde

• Fehlende Kassenaufzeichnungen oder unrealistische Kassenbestände.
• Barzahlungen an Subunternehmer ohne Quittung oder Eigenbeleg.
• Negative Kassenbestände (technisch unmöglich — ein Kassenbuch darf nie negativ werden).
• Ausgaben für privaten Lebensunterhalt als Betriebsausgabe gebucht.

Prüfungsschwerpunkt 6: Lohnsteuer und Scheinselbständigkeit

Was der Prüfer untersucht

Das Finanzamt prüft — oft in Abstimmung mit der Deutschen Rentenversicherung und dem Hauptzollamt — ob als Subunternehmer beauftragte Einzelpersonen tatsächlich selbständig tätig sind oder ob es sich um verkappte Arbeitnehmer handelt. Diese Lohnsteuer-Außenprüfungen können parallel zur regulären Betriebsprüfung oder getrennt davon stattfinden.

→ Mindestlohn und Zollkontrollen: Lohn-Compliance für Bauunternehmer

Häufige Befunde

• Werkvertragsgestaltung, aber faktisch Weisungsgebundenheit und Eingliederung.
• Subunternehmer arbeitet ausschließlich für einen Auftraggeber.
• Keine eigenen Betriebsmittel des \'Selbständigen\'.
• Stundenabrechnung statt Pauschalpreis für ein definiertes Werk.

Wird Scheinselbständigkeit festgestellt, drohen Lohnsteuer-Nachforderungen, Sozialversicherungsnachforderungen (bis 4 Jahre, bei Vorsatz bis 30 Jahre) und Säumniszuschläge. Die persönliche Haftung des Geschäftsführers ist in diesen Fällen keine Seltenheit.

Prüfungsschwerpunkt 7: Bewirtungskosten und Betriebsausgaben

Was der Prüfer untersucht

Bewirtungskosten, Repräsentationsausgaben und sonstige Betriebsausgaben werden bei Betriebsprüfungen regelmäßig geprüft. Gerade im Baugewerbe, wo Kundenpflege und Projektanbahnung oft mit Bewirtungen verbunden sind, kann dieser Bereich erhebliche Nachjustierungen nach sich ziehen.

Anforderungen an Bewirtungsbelege

Bewirtungskosten sind steuerlich nur zu 70 % abziehbar und nur, wenn sie ordnungsgemäß belegt sind. Ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg enthält:

• Ort, Datum und Restaurant/Veranstaltungsort
• Namen und Unternehmen aller Teilnehmer (inkl. des Bewirtenden selbst)
• Anlass der Bewirtung (konkret, nicht nur \'Geschäftsessen\')
• Rechnungsbetrag inkl. Trinkgeld
• Unterschrift des Bewirtenden auf dem Beleg

Fehlt auch nur eine dieser Angaben, kann das Finanzamt den gesamten Betriebsausgabenabzug für diese Position verweigern — nicht nur den 30-Prozent-Anteil.

Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung: Konkrete Schritte

Sofortmaßnahmen bei Prüfungsanordnung

1. Steuerberater sofort informieren — wir übernehmen die Kommunikation mit dem Prüfer.
2. Prüfungszeitraum festhalten — welche Jahre und welche Steuerarten werden geprüft?
3. Unterlagen des Prüfungszeitraums zusammenstellen: Jahresabschlüsse, Buchhaltung, Belege.
4. Freistellungsbescheinigungen aller Subunternehmer bereithalten.
5. Arbeitszeitaufzeichnungen sichten — vollständig und zugänglich?

Langfristige Prüfungsvorbereitung

→ Betriebsprüfung bei Immobilieninvestoren – andere Schwerpunkte, gleiche Risiken

Die beste Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist eine saubere laufende Buchführung. Wer täglich richtig bucht, vollständige Belege hat und seine Abschlüsse korrekt erstellt, hat bei einer Prüfung kaum etwas zu befürchten.

Alle Fachbegriffe verständlich erklärt in unserem Steuer-Glossar.

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