Anzahlungen im Handwerk: Liquiditätsfalle vermeiden

Das Geld ist weg — und die Steuer trotzdem fällig

Ein SHK-Betrieb schließt ein Großprojekt ab: Heizungsanlage für ein Wohnungsunternehmen, 200.000 Euro netto. Das Wohnungsunternehmen behält nach VOB/B § 17 einen Sicherungseinbehalt von 5 % zurück — 10.000 Euro. Die Freigabe erfolgt nach Ablauf der zweijährigen Gewährleistungsfrist. Der SHK-Betrieb denkt: \'Den Teil versteuere ich erst, wenn er ausgezahlt wird.\' Das ist ein teures Missverständnis.

→ VOB-Abrechnung und Nachträge im Handwerk

Sicherungseinbehalte im Bauhandwerk sind Alltag — und ein permanentes steuerliches Missverständnis. Die Steuer auf den einbehaltenen Betrag entsteht bereits bei Abnahme, nicht bei Freigabe des Einbehalts. Für Handwerker bedeutet das: Steuern auf Geld vorfinanzieren, das sie noch nicht haben.

1. Was ist ein Sicherungseinbehalt?

Rechtliche Grundlage und Zweck

§ 17 VOB/B erlaubt dem Auftraggeber, zur Sicherung von Gewährleistungsansprüchen einen Teil der Vergütung einzubehalten. Typisch ist ein Einbehalt von 5 % der Bruttoauftragssumme für die Dauer der Gewährleistungsfrist — in der Regel 4 oder 5 Jahre nach VOB/B, oder kürzer bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung.

Der Sicherungseinbehalt kann durch eine Bürgschaft eines Kreditinstituts abgelöst werden. Das ist für den Handwerker liquditätsmäßig günstiger — er erhält den vollen Betrag, stellt aber eine Bankbürgschaft. Die Bürgschaftskosten (typisch 1—2 % p.a.) müssen gegen den Liquiditätsvorteil abgewogen werden.

2. Steuerliche Behandlung des Sicherungseinbehalts

Der Grundsatz: Kein Aufschub der Steuerpflicht

Nach § 17 Abs. 1 Satz 1 UStG liegt in einem Sicherungseinbehalt keine Entgeltsminderung. Das Entgelt bleibt die volle vereinbarte Vergütung — auch wenn ein Teil davon einbehalten wird. Die Umsatzsteuer entsteht bei Abnahme auf den Gesamtbetrag. Wer bei der Sollversteuerung die Steuer auf den einbehaltenen Teil erst bei Freigabe erfasst, hat eine fehlerhafte Voranmeldung.

Sicherungseinbehalt: Vollständige steuerliche Abrechnung

• Gesamtauftrag: 200.000 Euro netto, Abnahme im Oktober.
• Sicherungseinbehalt 5 %: 10.000 Euro netto (11.900 Euro brutto).
• Auszahlung bei Abnahme: 190.000 Euro netto (226.100 Euro brutto).
• Oktober-Voranmeldung (Sollversteuerung): USt auf 200.000 Euro = 38.000 Euro.
• Der SHK-Betrieb muss 38.000 Euro USt abführen — obwohl er nur 226.100 Euro brutto erhalten hat.
• Vorfinanzierungsbedarf USt auf Einbehalt: 1.900 Euro (19 % von 10.000 Euro).
• Freigabe des Einbehalts nach 2 Jahren: Keine neue Steuerpflicht — sie war bereits bei Abnahme entstanden.

Ausweg: Die Istversteuerung

Für Bauhandwerksbetriebe bis 600.000 Euro Jahresumsatz gibt es einen eleganten Ausweg: die Istversteuerung nach § 20 UStG. Bei der Istversteuerung entsteht die Steuer erst bei tatsächlichem Geldeingang. Der Sicherungseinbehalt wird dann erst versteuert, wenn er tatsächlich ausgezahlt wird — also nach 2 oder 5 Jahren.

Für größere Betriebe über 600.000 Euro Umsatz ist die Istversteuerung nicht zugänglich. Hier hilft alternativ die Ablösung des Einbehalts durch eine Bürgschaft: Der Handwerker stellt eine Bankbürgschaft, erhält den vollen Betrag ausgezahlt und zahlt darauf vollständig die USt. Die Bürgschaftskosten sind Betriebsausgaben.

Sicherungseinbehalt und Bauabzugsteuer

Die Bauabzugsteuer nach §§ 48 ff. EStG berechnet sich auf die Bruttovergütung — einschließlich des einbehaltenen Teils. Der Auftraggeber behält 15 % der gesamten Bruttovergütung ein, nicht nur von dem ausgezahlten Teil. Der einbehaltene Sicherungsbetrag und der Bauabzug können sich überlagern.

Sicherungseinbehalt + Bauabzugsteuer: Was beim Handwerker ankommt

• Rechnung: 100.000 Euro netto + 19.000 Euro USt = 119.000 Euro brutto.
• Sicherungseinbehalt 5 %: ./. 5.950 Euro (5 % von 119.000).
• Bauabzugsteuer 15 %: ./. 17.850 Euro (15 % von 119.000, wenn keine Freistellungsbescheinigung).
• Auszahlung an Handwerker: 119.000 — 5.950 — 17.850 = 95.200 Euro.
• Umsatzsteuerliches Entgelt: 100.000 Euro (unvermindert).
• USt-Schuld: 19.000 Euro — vollständig, auch wenn nur 95.200 Euro geflossen sind.

Lösung: Freistellungsbescheinigung vorlegen (eliminiert 17.850 Euro Abzug) und Bürgschaft für Einbehalt (stellt 5.950 Euro frei).

3. Ertragsteuerliche Behandlung: Forderung oder Einnahme?

Bei Bilanzierung (Betriebsvermögensvergleich)

Bei Betrieben, die bilanzieren, wird der Sicherungseinbehalt als Forderung aktiviert — er ist dem Handwerker bei Abnahme wirtschaftlich entstanden. Der gesamte Auftragsbetrag wird als Umsatzerlös erfasst, auch wenn ein Teil noch nicht ausgezahlt ist. Das führt dazu, dass der Gewinn bereits im Abnahmejahr auf dem vollen Betrag versteuert wird — auch wenn der Einbehalt erst Jahre später freigegeben wird.

Bei Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Bei der EÜR ist das Zufluss-Prinzip maßgeblich: Einnahmen werden erfasst, wenn sie zufließen. Der Sicherungseinbehalt ist erst Einnahme, wenn er ausgezahlt wird. Das führt zu einem natürlichen Aufschub der Einkommensteuer auf den Einbehalt. Für kleinere Bauhandwerksbetriebe, die die EÜR nutzen, ist das ein relevanter Liquiditätsvorteil.

4. Checkliste: Sicherungseinbehalte

1. Bei Abnahme: USt auf Gesamtbetrag in der Voranmeldung erfassen — auch auf den Einbehalt.
2. Bürgschaft als Alternative prüfen: Kostet Bürgschaftsgebühr, verbessert aber Liquidität und vereinfacht USt.
3. Freistellungsbescheinigung vorlegen: Verhindert zusätzliche 15 % Bauabzugsteuer.
4. Bilanzierung: Einbehalt als Forderung aktivieren, Gewinn im Abnahmejahr versteuern.
5. EÜR: Einbehalt erst bei Freigabe als Einnahme erfassen.
6. Freistellung des Einbehalts nach Ablauf Gewährleistung: Keine neue USt-Pflicht.

Fazit der Kanzlei Rohlmann

Sicherungseinbehalte sind ein dauerhaftes Liquiditätsthema — besonders für Betriebe mit vielen VOB-Aufträgen. Die steuerliche Behandlung ist eindeutig, aber die Folge ist real: Steuern auf Geld, das noch nicht geflossen ist.

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