Schlussrechnungen im Handwerk: Nachträge und Aufmaß richtig abrechnen

VOB und Steuerrecht — zwei Regelwerke, ein Projekt

Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) regelt das Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer — Abrechnung, Abnahme, Gewährleistung, Nachträge. Das Steuerrecht hat eigene Regeln für dieselben Sachverhalte. Beide Regelwerke laufen parallel, und wer nur eines davon kennt, macht im anderen Fehler.

→ § 14c: Die häufigsten Rechnungsfehler bei Schlussrechnungen

Für Bauhandwerksbetriebe, die nach VOB abrechnen, sind die steuerlichen Implikationen der VOB-Systematik täglich relevant: Abschlagszahlungen nach § 16 VOB/B, Aufmaß und Einheitspreise nach VOB/A, Teilleistungen, Nachträge, Sicherungseinbehalte nach § 17 VOB/B. Dieser Artikel verbindet beides.

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1. VOB-Abrechnungsarten und ihre steuerliche Einordnung

Einheitspreisvertrag (§ 5 Nr. 1a VOB/A)

Der Einheitspreisvertrag ist die häufigste Vertragsform im Bauhandwerk: Für jede Position im Leistungsverzeichnis ist ein Einheitspreis vereinbart, die Vergütung ergibt sich aus Einheitspreis × tatsächliche Menge. Die endgültige Auftragssumme steht erst nach Aufmaß fest.

Steuerlich hat das eine wichtige Konsequenz: Im Abnahmemonat steht das genaue Entgelt oft noch nicht fest. Der Handwerker muss schätzen und die Voranmeldung auf Schätzbasis abgeben. Weicht die spätere Schlussrechnung ab, ist zu korrigieren — entweder im Abnahmemonat oder (Vereinfachungsregel) im Schlussrechnungsmonat.

→ Schlussrechnungen und die häufigste USt-Falle für Bauunternehmer

Pauschalpreisvertrag (§ 5 Nr. 1b VOB/A)

Der Pauschalpreisvertrag legt einen Festpreis für die Gesamtleistung fest. Steuerlich einfacher: Das Entgelt steht von Anfang an fest. Im Abnahmemonat ist die Steuer auf den Pauschalpreis abzüglich der bereits versteuerten Abschläge zu erfassen. Schätzung ist hier nicht nötig.

Für Teilleistungen gilt beim Pauschalvertrag: Sie sind grundsätzlich ausgeschlossen, weil kein gesondertes Teilentgelt vereinbart wurde. Ausnahme: Wenn der Vertrag für einzelne Abschnitte gesonderte Pauschalpreise enthält (z.B. je Haus bei einer Wohnanlage), dann sind diese Abschnitte eigene Teilleistungen.

Stundenlohnvertrag und Regieabrechnung

Stundenlohnarbeiten nach VOB/B § 15 werden abgerechnet, wenn Art und Umfang der Leistung nicht vorab definiert werden können. Steuerlich entsteht die USt bei Abnahme der Stundenlohnarbeiten oder bei Vollendung der Leistung. Praktisch bedeutet das: Mit der monatlichen Regieabrechnung, die den Zeitraum der Leistungserbringung dokumentiert, entsteht die Steuerpflicht.

2. Abschlagszahlungen nach § 16 VOB/B steuerlich

Die VOB-Regelung und die steuerliche Konsequenz

§ 16 Abs. 1 VOB/B gibt dem Auftragnehmer das Recht auf Abschlagszahlungen für nachgewiesene Leistungen im Turnus von je zwei Wochen. Eine Abschlagszahlung nach VOB ist keine Vorauszahlung auf eine unbestimmte künftige Leistung, sondern eine Vergütung für bereits erbrachte, nachgewiesene Leistungsanteile.

Trotzdem ist sie steuerlich ein Abschlag — kein Teilleistungstatbestand — wenn nicht alle vier Teilleistungsvoraussetzungen erfüllt sind. Die USt entsteht bei Vereinnahmung der Abschlagszahlung. In der Voranmeldung ist sie als \'Anzahlung\' zu erfassen.

VOB-Abschlag vs. steuerliche Teilleistung

• VOB-Abschlagszahlung: Vergütung für nachgewiesene Leistungsanteile. Steuerlich: Abschlag mit USt-Entstehung bei Vereinnahmung.
• Steuerliche Teilleistung: Eigenständiger, abgegrenzter, abgenommener Leistungsabschnitt. Steuerlich: Eigenständiger Umsatz mit USt-Entstehung bei Abnahme.
• Praxis: Wenn Abnahme und Abschlagsrechnung zusammenfallen und alle Teilleistungsvoraussetzungen erfüllt sind, liegt eine Teilleistung vor. Sonst: Abschlag.

Aufmaß und Nachträge

Nachtragsleistungen nach VOB — Leistungen, die über den ursprünglichen Auftrag hinausgehen — sind eigenständige Umsätze. Die USt auf einen Nachtrag entsteht, wenn der Nachtrag ausgeführt und abgenommen wurde. Für die Voranmeldung gilt dasselbe wie für die Hauptleistung: Abnahmemonat, Schätzung bei offenem Aufmaß.

Nachtragsvereinbarungen, die erst nach Leistungserbringung schriftlich fixiert werden, ändern nichts am steuerlichen Entstehungszeitpunkt. Die Steuer ist im Ausführungsmonat entstanden — nicht im Monat der Nachtragsgenehmigung.

3. Teilleistungen nach VOB: Die vier Voraussetzungen in der Praxis

Wirtschaftliche Abgrenzbarkeit — die anerkannten Teilungsmaßstäbe

Die Finanzverwaltung hat einen Katalog veröffentlicht, welche Teilungsmaßstäbe für welche Gewerke anerkannt werden. Dieser Katalog ist verbindlich — wer Teilleistungen nach anderen Maßstäben abgrenzt, riskiert die steuerliche Nichtanerkennung.

Gesonderte Abnahme — die Rechtsfolgen müssen eintreten

Die Teilabnahme muss mit allen zivilrechtlichen Rechtsfolgen vollzogen werden: Fälligkeit der Teilvergütung, Übergang der Beweislast für Mängel, Übergang der Gefahr. Eine Teilabnahme, bei der diese Folgen vertraglich ausgeschlossen werden, wird steuerlich nicht anerkannt.

Die Gewährleistungsfrist darf für den Teilabschnitt auf die Abnahme des Gesamtwerks hinausgeschoben werden — das ist unschädlich. Aber die Fälligkeit der Teilvergütung muss sofort eintreten, und die Beweislast muss auf den Auftraggeber übergehen.

4. Nachtragsmanagement: Steuerliche Dokumentation

→ Unfertige Leistungen im Handwerk richtig bilanzieren

Bei Großprojekten mit vielen Nachträgen ist steuerliche Dokumentation entscheidend: Welcher Nachtrag wurde wann ausgeführt, wann abgenommen, für welchen Betrag vereinbart? Nur mit lückenloser Dokumentation kann die USt korrekt dem richtigen Voranmeldungszeitraum zugeordnet werden.

Empfehlung: Für jedes Projekt ein Abrechnungsblatt führen, das Leistungsabschnitte, Abschläge, Nachtragspositionen und Abnahmetermine dokumentiert. Dieses Blatt ist zugleich die Grundlage für die Schätzung im Abnahmemonat und für die Vorbereitung der Schlussrechnung.

Fazit der Kanzlei Rohlmann

VOB und Steuerrecht sind kein Widerspruch — aber sie müssen zusammen gedacht werden. Wer seine VOB-Projekte mit dem Blick auf die steuerlichen Konsequenzen dokumentiert, hat bei der Betriebsprüfung keine Schwachstellen.

Alle Fachbegriffe verständlich erklärt in unserem Steuer-Glossar.

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